転職するにあたっては、現在では初めてのコンタクトから内定まで、基本的にはメールで連絡することになります。
転職を考えている方はおそらく社会人で、既にビジネスメールのやり取りには慣れているかと思いますが、今回はちょっと注意しておきたい「転職時のメール連絡」についての常識をご紹介していきます。
メールの基本的な構成
メールを送る際の基本的な構成要素は、
1.宛先（送信先アドレス）
2.件名
3.宛名
4.本文
5.署名
の5つになります。この中で、注意しておきたい部分について解説していきます。
宛先
宛先については特に気にすることはありませんので、間違いのないように打ち込みます。
件名
普通の社会人でも毎日かなりのメール数を受信しますので、件名については、用件がひと目でわかるように簡潔に書きます。件名は、内容が判別しやすいキーワードや名前を入れるとわかりやすいです。
例えば「面接希望日程のご連絡【自分の名前】」というようにシンプルかつ分かりやすい件名にするよう心がけましょう。 まずご挨拶から始めようと、「お世話になっております」「お疲れ様です」など挨拶を件名に使うと、わかりにく
宛名
本文の冒頭に宛名を書きますが、順番としては「会社名」「役職名」「名前」の順で書きます。このときに、株式会社を㈱と省略しないようにします。また、うっかり前株と後株を間違えてしまうこともありますので、きちんと確認してください。
また、企業名の後につける「御中」と人名の後につける「様」は基本的に併用しません。
「○○株式会社御中 鈴木様」ではなく、「○○株式会社 鈴木様」が正しい書き方になります。
本文
本文は内容によって様々ですが、冒頭に「お世話になっております。」などの挨拶と自分の名前を書きます。その際、現職の会社名などは書かなくて大丈夫です。
また、メールで相手の会社のことを指す場合には「貴社」と書きましょう。口頭では「御社」を使いますが、書き言葉では「貴社」が使われます。
署名
最後に署名を書きますが、会社で使用しているメール用の署名ではなく、個人の署名を使ってください。
順番は
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
の順番が基本になります。
電話番号は自宅の固定電話を記入しその後に、（0x0-xxx-xxxx）のように携帯電話の番号を書いておきます。
また、メールアドレスも個人のメールアドレスがベターです。フリーアドレスはいい印象を与えませんし、会社のメルアドや携帯メールも極力避けるようにしましょう。
送付する時に、会社のメールアドレスから送信すると、「勤務中に送ってきているのか」と思われてしまうので、避けてください。
その他に注意することとは？
・メールは24時間以内に返信するのが基本です。それ以上時間が空くと、レスポンスが遅い性格だと思われてしまうことがあります。
・返信時間帯は先方の営業時間がベストですが、難しい場合はメールソフトのタイマー機能を使用するとよいでしょう。
・先方のメールに返信する場合は,基本的には内容がわかりやすいように、元の件名はそのまま活かし、「Re：（元の件名）」で送ります。タイトルを変えると何の件か先方がわかりにくくなってしまいます。また、本文内容も削除せず、やり取りの内容が分かるように残したままにしておきます。
上記の内容に気を付けて書いた後、メールを送る前に、最後に必ず誤字脱字がないかチェックしてください。本人は慎重に書いているつもりでも、パソコンの予測変換などで思わぬ誤字を打ち込んでいる場合もあります。
誤字があると、「チェックが甘い」「急いで適当に打っている」というマイナスの印象を与えることになりますので、送信前にかならずチェックしましょう。
