就職活動をしていると、採用担当者とメールでのやりとりをする機会があります。
特別かしこまったり、構えたりする必要はありませんが、最低限の礼儀やマナーは必要です。
採用担当者に良い印象を持ってもらえるよう、メールのやりとりで気をつけるべきことを3つにわけてまとめました。
1. 件名
メールには適切な件名をつけましょう。
相手は採用担当者ですから、毎日さまざまな社内外の関係者からのメールが届いています。
件名を見ただけで、「誰から」のメールで「何のための連絡」なのかがわかるような工夫をしましょう。
件名に「ありがとうございます」というようなお礼やあいさつを入れる人もいますが、用件が伝わりにくくなるため不要です。
2. 本文
本文の基本的な構成は、「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の流れです。
これらの情報を過不足なく本文に記載しましょう。
宛先
法人名は略さず正式名称で記載し、部署名や担当者の名前も記載します。
あいさつ
書き出しは「お世話になっております」が基本です。
社内メールであれば、「お疲れ様です」でも問題はありませんが、相手は他社の担当者なので、「お世話になっております」が適切です。
内容
伝えたい要件を簡潔にわかりやすくまとめましょう。
難しい言葉を使う必要はありません。
主語を入れて、一文を短くする意識を持つと、わかりやすい文章になります。
改行や段落分けを上手に使いましょう。
締め
「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」のような一言を添えると丁寧です。
署名
名前、電話番号、メールアドレスなどを記載しましょう。
本文との区切りがわかるように、「-」などの記号を使うと見やすくなります。
3. 基本マナー
届いたメールには24時間以内に返信することを意識しましょう。
誤字脱字には気をつけましょう。
書き終わったらすぐに送信するのではなく、最低一度は読み直してから送信しましょう。
